¿QUÉ ES LA GESTIÓN DOCUMENTAL?

  • Administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización.
  • Permitir la recuperación de información.
  • Determinar el tiempo de custodia.
  • Eliminación de documentos.
  • Asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos.

¿Cuál es la situación de mi empresa?

Para detectar si necesitamos implantar o revisar nuestro sistema de documentación e información, debemos preguntarnos:

  • ¿Dónde guardamos la información?
  • ¿Cómo la estamos guardando?
  • ¿Es seguro el sistema de custodia de la información?
  • ¿Hasta cuándo debemos guardarla?
  • ¿Quién la guarda?
  • ¿Quién puede consultarla?
  • ¿Existe un proceso definido del trazado de los documentos?
  • ¿Todos los trabajadores conocen este proceso?

¿Qué resuelvo con implantando un sistema de gestión documental?
    Control Efectivo de las Tareas
  • Organización. Aligerar la estructura de costes.
  • Agilidad y control de los documentos.
  • Mejoría del alojamiento de recursos.
  • Mejoría de los servicios.
  • Inmediatez. Acceso instantáneo.
  • Ahorro. Eliminación de desplazamiento.
  • Localización de los documentos.
  • Seguridad y fiabilidad de la información.
Uso Racional de los Recursos
  • Ahorro de espacio.
  • Aprovechamiento de los recursos colectivos.
  • Reducimos duplicidad de documentos.
  • Fotocopias innecesarias.
  • Dobles grabaciones de datos.
  • Posibilidad de custodia externa y por tanto seguridad.
  • Reducción de la manipulación de documentos originales.
Organización de su archivo

Determinamos los tipos documentales, los procesos de trabajo y las funciones que se sistematizan. Elaboración de un cuadro de clasificación adaptado a sus archivos. Implantamos el nuevo sistema normalización que dará paso a una organización adecuada del archivo.

  • Preparación de Expedientes Físicos para su archivo.
  • Supervisión y comprobación del estado de los documentos.
  • Revisión de los documentos impresos. Eliminación de elementos que puedan deteriorar los documentos a lo largo del tiempo.
  • Clasificación de la documentación. Elaboración del cuadro de clasificación adaptado a su organización y sus posibilidades.
  • Estudio de las condiciones del archivo.
  • Colocación de expedientes con su etiquetado
  • Indice de contenido. Ordenamos los documentos y sus expedientes atendiendo a la clasificación previamente establecida y elaboramos el listado del fondo y sus series documentales.
  • Descripción y valoración de las series documentales.
  • Elaboración del calendario de trasferencias y destrucción. Determinamos los periodos para el traspaso de los documentos de un sistema a otro, de un archivo a otro y finalmente para su destrucción.
Nuestros servicios
Análisis del Archivo

Diagnóstico sobre su sistema de archivo, documentos que lo componen, situación de éstos, sistema de clasificación, tipos de archivos, sistema de almacenamiento, riesgos, herramientas con las que cuentan, etc. En base a esto, detectamos sus necesidades.

Elaboración del manual de archivo. Diseño del sistema de gestión documental de la organización y puesta a disposición para que los trabajadores tengan acceso a la sistemática a seguir. El manual contendrá criterios de clasificación e incorporación de los documentos, registro, almacenamiento, trazabilidad, disposición y uso. Los flujos de información, los recursos materiales y personales necesarios. Tipos de documentos y formularios que en cada procedimiento se relacionarán con los responsables de su gestión, generando o adaptando la matriz de responsabilidades. Restricciones de acceso y plazos de conservación o destrucción. Los procesos de circulación y tramitación de los documentos.

Expurgo y eliminación de archivos innecesarios

Desarrollo de plan de eliminación segura de documentos. Destrucción certificada de documentos papel adecuada al nivel necesario según la Ley de Protección de Datos según su sector, área de trabajo y contenido del documento.
Retirada certificada de dispositivos y ordenadores antiguos con información sensible.

Digitalización de los documentos

Llevamos a cabo la captura de los documentos y su transformación a formatos digitales, almacenamiento virtual en sistemas seguros y reducimos los riesgos de pérdida y obsolescencia.

Escaneamos los archivos papel y los convertimos al sistema que mejor se adapte a sus necesidades.

La digitalización no solo le permitirá reducir el espacio del archivo físico, sino que será el seguro para el mantenimiento de su documentación, permitiendo la conservación de los originales y reduciendo la manipulación del documento papel. Agilizará los tiempos de búsqueda, y la recuperación de los datos.

Aplicamos la lectura OCR de los documentos para la extracción de datos útiles para llevar a cabo un buen análisis de la información contenida en los documentos que circulan en su empresa.

Formación

Todos los trabajadores necesitan conocer el nuevo sistema, en qué consiste la normalización de los documentos para poder seguir una sistemática que asegure que los procesos y el mantenimiento del archivo se sostendrán en el tiempo. Se imparte formación al personal sobre las buenas prácticas y cómo mantener los procesos actualizados para arrancar de manera automática y ser capaces de continuar eficazmente con el desarrollo de las tareas diarias en cuanto a la gestión de los documentos.


Big Data

Uso de la información recogida como medio de análisis para la explotación de los datos. Estudio de las herramientas digitales más adecuadas a su organización.